[Giải đáp] Hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không?

Hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không là băn khoăn của khá nhiều khách hàng cá nhân và tổ chức doanh nghiệp. Thông thường, hợp đồng điện tử sẽ lưu trữ trên nền tảng số, quản lý bởi đơn vị thứ 3.

Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, các bên tham gia lại có nhu cầu chuyển đổi dạng hợp đồng này sang định dạng văn bản truyền thống. Vậy chính xác thì hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không? Cách chuyển đổi cụ thể ra sao?

1. Lý do cần chuyển sang bản giấy

Chuyển từ hợp đồng điện tử sang văn bản giấy đơn giản là quá trình chuyển đổi từ định dạng file điện tử sang định dạng hợp đồng giấy thông thường.

Về cơ bản, tính pháp lý của hợp đồng điện tử đã được pháp luật công nhận tại điều 34 của Luật Giao dịch điện tử. Chúng có thể thay thế cho hợp đồng giấy, tạo thuận lợi cho quá trình quản lý và tra cứu cho các bên tham gia.

Thế nhưng trong thực tế, đôi khi bạn vẫn cần chuyển đổi hợp đồng điện tử ra hợp đồng giấy. Chẳng hạn như nếu làm việc với bên ngân hàng, cơ quan thuế, bạn nên chuẩn bị sẵn hợp đồng giấy phòng trường hợp được yêu cầu bổ sung.

Nói chung, hợp đồng giấy in ra từ hợp đồng điện tử vẫn cần thiết trong một số trường hợp, khi mà bên tham gia không tiện tiết lộ file hợp đồng số.

2. Hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không?

Muốn biết hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không, bạn trước tiên cần tìm hiểu rõ quy định về chứng từ gốc.

Trong Khoản 8, Điều 3 lập chi tiết trong NĐ 30/2020/NĐ-CP đã đề cập rõ quy định liên quan đến công vụ lưu trữ tài liệu văn thư. Theo đó, bản gốc hay văn bản gốc là chứng từ có nội dung hoàn thiện, thể hiện theo hình thức văn bản giấy hoặc tài liệu số.

Trên mỗi hợp đồng phải có chữ ký (ký bằng bút vào văn bản giấy) hoặc chữ ký số của người đủ thẩm quyền ký lên văn bản. Theo quy định này thì hợp đồng điện tử cũng tương tự như một văn bản gốc hội tụ đầy đủ tính pháp lý.

Mặt khác, theo Khoản 9 trong cùng nghị định, bản gốc còn được hiểu là văn bản đã hoàn thiện về mặt nội dung và định dạng kèm theo chữ ký của chủ thể đủ thẩm quyền. Chủ thể đủ thẩm quyền ở đây có thể là giám đốc, thủ trưởng cơ quan.

Trường hợp văn bản gốc có chữ ký của chủ thể đủ thẩm quyền được đem đi photo, trong bản photo vẫn phải kèm theo chữ ký và con dấu.

• Chữ ký và con dấu: Văn bản photo từ bản gốc kèm theo chữ ký và con dấu chính là văn bản chính.
• Văn bản kèm chữ ký trực tiếp của chủ thể đủ thẩm quyền: Đây được gọi là bản gốc của văn bản.

Ngoài ra, theo Khoản 5 Điều 18 trong cùng nghị định cũng quy định giá chi tiết về các thành văn bản tiền chữ ký số của chủ thể đủ thẩm quyền. Cụ thể, bản chính có thể được in ra từ văn bản kèm chữ ký số (văn bản số) nhưng phải kèm theo chữ ký và con dấu của chủ thể đủ thẩm quyền.

Từ tất cả phân tích trên, hợp đồng điện tử hoàn toàn có thể chuyển đổi sang dạng văn bản giấy.

Thế nhưng, văn bản này chỉ có giá trị nếu kèm theo đầy đủ chữ ký và con dấu theo quy định. Về mặt pháp lý, cả hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống theo định dạng văn bản giấy đều giá trị như nhau.

• Xem thêm : Hợp đồng điện tử là gì

3. Cách chuyển từ hợp đồng điện tử ra hợp đồng giấy

Trường hợp cần sử dụng đến hợp đồng giấy, bạn chỉ cần in từ file hợp đồng điện tử. Quá trình in ấn diễn ra khá nhanh. Tuy vậy, bản hợp đồng in ra này chỉ có giá trị pháp lý nếu kèm theo đầy đủ chữ ký và con dấu của chủ thể tham gia vào hợp đồng.

File hợp đồng điện tử thường được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây của bên cung cấp dịch vụ thứ 3. Để đảm bảo tính bảo mật thì chỉ bên tham gia vào hợp đồng mới có quyền xem và thực hiện in ấn.

Trong khi thực hiện in ấn, bạn cần chú ý bảo mật file, không tiết lộ cho những người không liên quan. Như vậy, thông tin trong hợp đồng mới không bị lộ, tránh rủi ro không mong muốn.

Hi vọng rằng chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn trả lời chính xác hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không.

FPT.eContract là đơn vị hàng đầu hoạt động theo lĩnh vực cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây tiên tiến của đơn vị chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng lưu trữ, quản lý các chứng từ số theo hướng an toàn nhất.

Quý khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử để cân nhắc lựa chọn gói phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract